О результатах проверки кадрового делопроизводства СОГБУ МФЦ

АКТ

о результатах проверки

кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению»

                                                                                                               

28 мая 2012 г.

 

В соответствии с приказом Департамента Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде от 02.04.2012 № 18 «О проведении проверки кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению», смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Центр информационно-коммуникационных технологий», комиссией по проведению проверки кадрового делопроизводства выше указанных СОГБУ в период с 23 апреля по 28 апреля 2012 года была проведена проверка кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению»

 

В результате проверки УСТАНОВЛЕНО:

1.       Со всеми работниками заключены трудовые договоры в соответствии с трудовым законодательством РФ, однако отметки о получении второго экземпляра нет (ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ).

2.       Утвержден график отпусков сотрудников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Ведется журнал отпусков, но в нем нет отметок об ознакомлении сотрудников о начале отпуска.

3.        Приказом по основной деятельности утверждено штатное расписание СОГБУ «Многофункциональный центр» (далее - учреждение), однако в самом приказе отсутствует приложение (штатное расписание учреждения).

4.       В соответствии со штатным расписанием утверждена должность ведущего специалиста – специалиста по кадрам, подтверждающая полномочие лица ответственного за ведение кадрового делопроизводства (ст. 20 ТК РФ).

5.       В учреждении ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, на момент проверки в нее внесены не все записи (не внесены данные по филиалам учреждения).  

6.       Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н с 1 января 2011 года утвержден новый Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями. На момент проверки табель рабочего времени учреждения не соответствует требованиям перечня (неверно заполняются ячейки табеля, нет подписи лица ответственного за ведение кадрового делопроизводства).

7.       В учреждении на всех сотрудников заведены личные карточки работника по форме Т-2, утвержденные Постановлением государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2001 года № 1, на момент поверки некоторые записи в них отсутствуют (нет данных по назначениям, отпускам и т.д.).

8.         Папки с приказами по личному составу представлены не в полном объеме:

- заявления на отпуск не приложены к приказам о предоставлении отпуска работнику;

- приказы о поощрении работников оформляются приказами по основной деятельности;

- служебные задания о направление работника в командировку недооформлены (нет отчета о выполнении задания, подписей работника и директора).

9.       Сотрудникам учреждения своевременно выдаются уведомления (извещения и т.п.), которые являются подтверждением обоснованности последующих действий работодателя или работника.

10.  В учреждении на каждого сотрудника заведено личное дело, документы личных дел сотрудников не обновляются.

11.  Приказы по основной (профильной деятельности) содержат приказы по личному составу.

12.  Приказами по основной деятельности учреждения утверждены:

- Положение об оплате труда и премировании;

- Положение о внутреннем трудовом распорядке;

- Инструкция по охране труда;

В связи с недавней реорганизацией вносятся изменения в положение об учреждении и  его филиалах и их структурных подразделениях, а также в положение о защите персональных данных.

13.     Приказом учреждения назначено лицо, ответственное за защиту информации ограниченного доступа. В учреждении имеются все необходимые инструкции, разработанные для лиц, ответственных за защиту информации ограниченного доступа, утверждены должностные обязанности ответственного за защиту информации ограниченного доступа. На персональных компьютерах сотрудников учреждения установлено антивирусное программное обеспечение, сигнатуры угроз обновляются регулярно в ручном режиме Администратором информационной безопасности. Порядок использования сетей общего пользования и сети Интернет регламентирован утвержденными инструкциями.

В свою очередь, по данному направлению имеются и недостатки:

 - на момент проверки не подано уведомление в Роскомнадзор о начале (или осуществляемой с момента функционирования) обработки персональных данных;

- отсутствует план мероприятий по защите персональных данных на 2012 год;

- не утверждена контролируемая зона и порядок доступа в нее;

- нет приказа о допуске сотрудников к информации ограниченного доступа;

- отсутствуют акты установки средств защиты.