ОБОРОТная сторона ДОКУМЕНТА

НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

«Вот, посмотрите: у меня на столе нет ни одной бумаги. И с 1 января 2010 года так будет во всей Админис­трации», - обрисовал картину началь­ник Главного управления информаци­онных технологий и связи Смоленс­кой области Петр ЛОПАШИНОВ.
Работа по автоматизации доку­ментооборота началась ещё в 1999 году. На первом этапе систему элек­тронного документооборота ис­пользовали только секретари, те люди, кто постоянно сталкивается со множеством бумаг. Сегодня же этот процесс рассматривается на­много шире - как инструмент для работы каждого госслужащего. До 14 декабря этого года Главное управление должно завершить проект полностью и автоматизировать пос­леднее подразделение Аппарата Ад­министрации области.
Программу «ДелоРrо», в которой, собственно, и автоматизирован до­кументооборот, разрабатывал Смо­ленский областной медицинский информационно-аналитический центр (СОМИАЦ). А всю техничес­кую поддержку и сопровождение оказывает другое областное государ­ственное учреждение - Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий.

Как это работает?

Для начала рабочее место сотрудника должно быть оборудовано компьютером. Далее покупается лицензия на программное обеспе­чение для этого места и приобрета­ется электронный ключ. Электрон­ный ключ - это электронно-цифро­вая подпись (ЭЦП), имеющая та­кую же юридическую силу, как и наша обычная. Теперь вы можете подписывать, отписывать, ставить резолюции, делать пометки в доку­менте и многое другое исключи­тельно в электронном виде, без бу­маги. А электронная подпись будет абсолютно легитимна.

«Работу с документами нужно разделить на две большие составля­ющие: с внешними и внутренни­ми», - продолжает П.М. Лопашинов. Если документ пришёл от ка­кой-либо сторонней организации, он сканируется, к нему прикрепля­ется карточка, и он поступает исполнителю. Если же документ со­здан внутри Администрации, то те­перь не нужно его распечатывать, отправлять на согласование, потом вносить исправления, снова распе­чатывать, снова согласовывать и так далее по кругу. Все эти манипуляции можно проделать в электронном виде, экономя государственные деньги.
С автоматизацией ни один доку­мент не будет потерян. Хранятся все версии, включая корректировку и выходной вариант. Видно, у кого документ сейчас на исполнении. Можно проследить, кто кому отпи­сывал по иерархии. Документы мо­гут быть связаны, их можно отправлять на согласование простои рас­сылкой сразу нескольким визирую­щим. В общем, эффект выражается не только в рублёвом эквиваленте, но и в экономии времени и повы­шении контроля со стороны руко­водителя и исполнительности со стороны специалиста.

Проект движется...

Проект движется и в районы. А администрации городов Смоленска и Десногорска стремятся так же, как и областная власть, полностью пере­вести свой документооборот в элек­тронный вид. Как считает начальник отдела информационных техноло­гий Главного управления Татьяна Щербакова, только автоматизация всех рабочих мест служащих может дать эффект. Половинчатая, частич­ная автоматизация может только ус­ложнить жизнь работникам, когда придётся вести документооборот и на бумаге, и на компьютере. Оттор­жения в областной Администрации проект ни у кого не вызвал; Слож­ности с освоением программы воз­никают только у тех, кто в целом не­уверенно обращается с компьюте­ром. Специалисты Главного управ­ления информационных технологий и связи постоянно проводят с госу­дарственными и муниципальными служащими обучающие семинары.
Проект даст не только колоссаль­ную экономию, но и повысит общий уровень дисциплины сотрудников и качество работы. Кроме того, это первый шаг к «электронному прави­тельству» в регионе, когда граждане и организации также будут иметь возможность не тратить время на пребывание в очередях при оформ­лении различных документов, а по­лучать государственные и муници­пальные услуги через Интернет.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Андрей КИРПЕНКО, директор ОГУЗ «СОМИАЦ»:
- Основными задачами нашего центра являются формирование единой информационной системы здравоохранения Смоленской области, сбор медицинской статистики, создание и сопровождение автоматизированных информационных систем управления здравоохранением региона. И программу «ДелоРrо» мы изначально создавали для корпоративного документооборота в здравоохранении. Работа началась ещё в 1995 году. В основе её лежит «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Все учреждения здравоохранения области мы охватили этой программой. Практически вся корреспонденция Департаментом Смоленской области по здравоохранению доводится до подведомственных учреждений в электронном виде с использованием возможностей информационной системы «ДелоРrо», что не только даёт материальную экономию, но и значительно снижает сроки доведения информации по сравнению с традиционной (бумажной) рассылкой.

Михаил ИСТОМИН, директор ОГУ «Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий»:
- Все потоки информации по новой технологии идут через нас, мы осуществляем техническую поддержку и сопровождение. Очень сложно работать с районами. Там не только проблема с кадрами, но и техника старая. Сейчас парк компьютерной техники обновлён. Также для 17 районов закуплены модемные пулы для организации документооборота внутри муниципальных образований. Вся работа в районах проводится за муниципальные средства.

Виктор КОЖЕВНИКОВ, начальник управления экономического анализа Департамента экономического развития и торговли, заместитель начальника департамента:
-Работа с внедрением электронного документооборота стала очень наглядной. Сейчас, конечно, проходит процесс отладки, но скоро программа заработает полностью. Мы и раньше старались делать электронные рассылки. Сейчас мы чаще передаём в бумажном виде только титульный лист, а весь документ — в электронном. Скоро будем это делать только в эле тронном виде.

Сергей КУХАРЧУК, директор «1С:Франчайзи ООО «Точный учёт»:
- Переход на электронный документооборот внутри областной Администрации вселяет надежду, что в недалёком будущем безбумажным станет и весь документооборот между коммерческими организациями и всеми органами государственной власти. Фирма «1С» и мы, как её партнёры в Смоленском регионе, уже много лет содействуем автоматизации документооборота коммерческих и бюджетных организаций области и в последние годы отмечаем рост потребности и интереса к этому вопросу.

ЦИФРЫ

За третий квартал текущего года органами исполнительной власти подготовлено около 70 тысяч исходящих писем. В среднем каждый документ состоит из трех листов. Это 210 тысяч листов бумаги. Треть документов рассылается либо органам исполнительной власти, либо в администрации муниципальных образований. Добавьте сюда картриджы, краски, обслуживание принтеров и т.д. Затраты на приобретение и установку системы окупаются за год. А в последующие годы пойдет реальная экономия более 1 млн. рублей в год. Такая вот арифметика!

31 октября 2009 г., "Смоленская газета", Смоленская область