214008, г. Смоленск, площадь им. Ленина, 1
- Главная
- Деятельность
- Методические рекомендации
- Инструкции по работе в Яндекс 360 (КС АРМ)
Инструкции по работе в Яндекс 360 (КС АРМ)
Общие рекомендации
Интерактивный курс по всем сервисам Яндекс 360: https://360.yandex.ru/business/courses/.
Доступ к почте осуществляется через распределенную мультисервисную сеть связи и передачи данных органов исполнительной власти Смоленской области и органов местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области (РМС СО). Для доступа к РМС СО необходимо находится во внутренней сети или установить Vipnet Client на устройство для доступ из внешней сети.
1) Скачайте и установите последнюю версию Яндекс Браузера https://browser.yandex.ru/.
2) После установки браузера перейдите в «Настройки» → «Системные» → «Сеть». Проверьте, включена ли опция «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ». Если опция отключена, включите ее. Перезагрузите Яндекс Браузер.
3) Войдите в аккаунт с помощью доменной учетной записи
Дополнительные требования для пользователей, которые должны иметь доступ к административной панели Яндекс 360:
4) Скачайте и установите последнюю версию КриптоПро CSP https://cryptopro.ru/products/csp.
5) По окончании установки КриптоПро CSP откройте на сайте КриптоПро страницу https://www.cryptopro.ru/sites/default/files/products/cades/demopage/cades_bes_sample.html.
Административная панель доступна только при действующей лицензии КриптоПро. Если диагностика обнаружит недостающие компоненты, установите их - ссылки для скачивания будут на странице диагностики. Проверьте срок действия лицензии CSP и при необходимости продлите ее.
6) Проверьте работоспособность панели администратора, перейдя по ссылке https://admin.gost.yandex.ru.
1) Переходим по ссылке https://360.yandex.ru/mail/.
2) Нажимаем «Войти».
3) Вводим адрес электронной почты.
4) В открывшейся странице вводим в 1 поле свою электронную почту, во 2 поле – пароль от доменной учетной записи (от компьютера).
5) Если появляются окна с какими-либо соглашениями – соглашаемся и нажимаем «Войти».
1) Откройте в браузере меню «Настройки Яндекс Браузера».
2) Выберите из предложенного списка раздел «Расширения».
3) Пролистайте вниз список всех решений и найдите раздел «Веб-приложения», Яндекс почта. Кликните 2 раза по Яндекс Почте. Вам откроется веб-приложение.
4) Нажмите на 3 полоски, найдите пункт «Добавить ярлык» и выберите куда хотите его выводить.
Для пользователей
Почта
1) Нажмите «Открыть поиск » (значок лупы).
Если вы находитесь в папке «Входящие», в результатах поиска окажутся письма из всех папок, кроме папки «Спам». Если вы находитесь в определенной папке или просматриваете письма с определенной меткой, то поиск будет осуществляться в этой папке или по письмам с этой меткой.
Поиск в Яндекс может выполняться по нескольким признакам:
а) Поиск по адресатам и отправителям.
Введите в поисковую строку имя отправителя (адресата) или адрес электронной почты отправителя (адресата).
б) Поиск по содержимому.
Введите в поисковую строку фрагмент содержимого письма. Система выдаст письма, содержащие введенный фрагмент.
в) Поиск по вложениям.
Укажите в поисковой строке название вложенного файла или текст вложенного документа.
2) Расширенный поиск.
Если вы хотите задать сложные условия для поиска, справа от поисковой строки нажмите кнопку «Расширенный поиск».
В расширенном поиске можно указать:
- искать ли письма только с вложениями;
- дату получения письма или диапазон дат;
- название папки;
- имя отправителя;
- имя получателя.
А также под кнопкой «Еще»:
- в какой части письма искать — в теме письма или в самом тексте;
- искать ли письмо среди Важных или Непрочитанных.
В результатах поиска выводится список подходящих писем из всех указанных папок почтового ящика, кроме папки «Спам».
1) На вертикальной панели слева нажмите значок «Настройки» далее «Все настройки».
2) В разделе «Безопасность»под заголовком «Поиск писем»нажмите кнопку «Очистить всю историю».
Как поставить метку
1) Выделите нужные письма.
2) Нажмите в верхнем меню кнопку«Метка» или на любое выделенное письмо правой кнопкой мыши, выберите пункт «Поставить метку«Новая метка».
3) Введите название метки (максимум 15 символов) и нажмите на нее, чтобы применить изменения. Если вы хотите сразу задать цвет для новой метки, выберите в списке меток пункт «Новая метка».
Если у вас уже созданы метки, вы можете перетащить письма на нужную метку в списке слева или наоборот — перетащить метку из списка на нужное письмо.
Как снять метку
Снять метку можно несколькими способами:
а) В открытом письме
Нажмите крестик в нужной метке.
б) В списке писем
1) Выделите необходимые письма.
2) Нажмите в верхнем меню кнопку «Метка» или в контекстном меню выберите пункт «Метка». В списке меток выберите название нужной и нажмите на «Крестик», чтобы применить изменения.
Как редактировать метки
1) Зайдите в меню «Настройки» и перейдите во вкладку «Все настройки».
2) Выберите «Папки и метки».
Чтобы увидеть все письма конкретного отправителя, нажмите на его портрет в списке писем.
Если вы нажали на портрет отправителя, а список писем от него не появился:
1) Откройте любое письмо от нужного отправителя.
2) Нажмите на имя отправителя вверху письма.
3) В открывшемся окне нажмите кнопку «Переписка».
1) Выберите файл, папку или альбом и нажмите «Поделиться» в контекстном меню или на верхней панели.
2) Настройка персонального доступа для пользователей.
2.1 В поле «Добавьте пользователей, подразделения или группы» введите электронный адрес того, кому хотите открыть доступ.
Если вы добавляете кого-то из своей организации, помимо адреса можно ввести имя или выбрать нужный вариант из предлагаемого списка.
После добавления, пользователю придёт следующее сообщение.
2.2 Выберите необходимый уровень доступа — «Просмотр» или «Редактирование».
2.3 Нажмите «Добавить». Электронный адрес появится в списке «Пользователи с доступом».
2.4 Повторите шаги с 2.1 по 2.3 для остальных пользователей, которым нужен персональный доступ.
3) Чтобы выдать общий доступ, в поле «Всем, у кого есть ссылка» раздела «Общий доступ» выберите уровень доступа — «Просмотр» или «Редактирование».
4) Нажмите «Настройки доступа», чтобы указать дополнительные настройки.
4.1 Для общего и персонального доступа:
«С доступом «Редактирование» нельзя менять доступы» — редакторы не смогут управлять доступами.
4.2 Только для общего доступа:
«Только внутри организации» — файл, папка или альбом будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.
«Защита паролем» — файл, папка или альбом будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль. В вашей организации может быть запрещено делиться ссылками без пароля — в таком случае вам нужно устанавливать его всегда.
Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его, затем нажмите Готово. Пароль можно отредактировать или отключить.
«Запрет на скачивание» — файл, папку или альбом нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.
«Срок действия» — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл, папка или альбом будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Бессрочная ссылка будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу, папке или альбому. Если вы поделитесь ими еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу, папке или альбому уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.
4.3 Нажмите «Готово».
5) Нажмите «Скопировать ссылку» или скачайте куар-код нажав на троеточие. Отправьте ссылку или файл с куар-кодом в письме или сообщении.
Если вы хотите, чтобы письмо было отправлено в указанную дату и время:
1) Нажмите кнопку «Отложить отправку» (под полем ввода письма).
2) Укажите, когда нужно отправить письмо, — выберите один из предложенных вариантов или установите дату и время вручную.
Простое правило
1) Откройте «Настройки»и перейдите «Все настройки».
2) Выберите из приставленного списка «Правила обработки писем».
3) Нажмите «Создать правило».
4) В блоке «Применять» укажите к каким письмам применяются правила.
5) В блоке «Если» укажите условие обработки писем.
6) В блоке «Выполнить»действие выберите, что нужно сделать с письмами, подходящими по условию.
7) Включите опцию «Не применять» остальные правила чтобы письма обрабатывались только по новому правилу, а другие правила с такими условиями не учитывались.
8) Укажите название для правила.
9) Чтобы создаваемое правило обработало письма, которые уже есть в ящике, включите опцию «Применить к существующим письмам».
10) Чтобы правило начало работать, нажмите кнопку «Создать правило».
Правило с несколькими условиями
Правило создается по такому же принципу, как и простое, но вместо одного условия добавьте несколько.
Порядок выполнения правил
Если письмо одновременно подходит под условия двух разных правил, сработает только одно из них — расположенное выше в списке.
1) Разрешите отправку уведомлений в «Браузере».
1.1 Откройте в браузере меню «Настройки Яндекс Браузера».
1.2 В меню слева перейдите в раздел «Сайты».
1.3 В блоке «Запросы на отправку уведомлений» выберите «Показывать запросы на отправку».
1.4 В блоке «Уведомления» нажмите «От прочих сайтов».
1.5 Нажмите «Добавить» и введите в поле https://mail.yandex.ru:443.
2) Включите уведомления в веб-версии Яндекс Почты
2.1 После разрешения уведомлений в браузере перейдите в почту https://mail.yandex.ru:443.
На вертикальной панели слева нажмите значок «Настройки» → «Все настройки».
2.2 Выберите из предложенного списка «Интерфейс».
2.3 В блоке «Уведомления» включите опцию «Показывать браузерные уведомления о новых письмах».
2.4 Выберите папки, для которых хотите настроить уведомления.
2.5 Сохраните изменения.
Календарь
«Календари коллег» — это календари, которые принадлежат другим сотрудникам вашей организации. Вы можете подписываться на них чтобы просматривать их расписание.
Если коллега имеет несколько календарей, в которых создает события, то вам будут видны события только из тех календарей, к которому вам предоставил доступ «Владелец календаря». В событиях из других календарей будет отображаться текст «Информация скрыта».
«Делегированный календарь» — календарь, к которому владелец предоставил доступ другим пользователям.
Во вкладке «Доступ» можно настроить права пользователей и получить публичную или секретную ссылку на календарь.
Публичный адрес позволяет любому пользователю, у которого есть ссылка подписаться на календарь. Если нужно открыть все события, включая закрытые, используйте секретный адрес.
Действия со стороны пользователя «Кто делегирует»
1) Перейдите по адресу:https://calendar.yandex.ru/.
2) Войдите в учётную запись пользователя, который делегирует календарь.
3) Нажмите кнопку «Добавить».
4) Создайте новый календарь и заполните необходимые поля.
5) Нажмите «Сохранить».
6) После создания календаря наведите курсор на иконку шестерёнки.
7) Перейдите на вкладку «Доступ».
8) В разделе «Выдать права доступа» начните вводить имя сотрудника.
9) Выберите нужного сотрудника из списка.
10) В разделе «Доступ» укажите необходимые параметры прав.
11) Нажмите «Сохранить».
Действия со стороны пользователя «Кому делегировали»
1) Откройте почтовый ящик.
2) Найдите письмо с темой «Вам предоставлен доступ к календарю».
3) Примите приглашение.
4) Перейдите по адресу: https://calendar.yandex.ru/.
Делегированный календарь появляется в "Мои календари".
5) Нажмите кнопку «Создать событие».
6) Во вновь создаваемом событии нажмите на иконку шестерёнки.
7) В открывшемся меню выберите календарь.
8) Заполните все необходимые поля события.
9) В поле «Календарь» укажите календарь, от лица которого будет создано событие.
10) Проверьте созданное событие.
Телемост (ВКС)
Длительность видеовстречи не ограничена.
Максимальное количество участников 40 пользователей.
1) Откройте «Телемост» https://360.yandex.ru/telemost/.
2) Нажмите «Создать встречу».
3) Выберите режим.
Если вы создали встречу через кнопку «Новая видеовстреча», ссылка будет действовать 24 часа с момента создания.
Если вы создали встречу через кнопку «Запланировать», и событие добавилось в «Яндекс Календарь», ссылка становится бессрочной. Она будет работать, пока существует событие в календаре.
4) Полезные функции телемоста.
4.1 Запись видеовстречи.
В нижней панели при нажатии кнопки с 3 точками нажмите «Записать».
Запись трансляции может запустить любой участник, но файл сохраняется только на «Диск организатора встречи» в папку «Записи Телемоста».
4.2 Конспектирование встречи.
В пункте «Настройки - Права участников» можно включить функцию конспектирования для участников. В начале видеовстречи нажмите кнопку «Конспектировать с Алисой Про».
Конспект придет участникам видеовстречи спустя несколько часов после ее окончания.
Для администраторов
1) В режиме администратора перейдите в панель управления организацией. Далее перейдите в «Делегированные ящики» во вкладке «Почта».
2) Введите ФИО пользователя или электронную почту, которую нужно делегировать другим сотрудникам. Нажмите «Добавить».
Делегированный ящик появляется в общем списке. Зайдите в него и укажите сотрудников, которые должны иметь к нему доступ. При этом указываем какими правами должны обладать добавленные сотрудники. Чтобы делегированный почтовый ящик отображался в веб-версии «Яндекс» необходимо выбрать доступ «Владение ящика». Отображение делегированных ящиков с другими доступа доступно только в почтовом клиенте.
Пользователь, которому был делегирован ящик, получит уведомление на свою почту.
1) Чтобы сделать сотрудника администратором в разделе «Сотрудники» наведите курсор на строку с его именем и нажмите на три точки в конце строки.
2) В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Сделать администратором».
«Менеджер» – выполняет часть функций по администрированию, управляет отдельной группой настроек (управление почтой, менеджер федераций, работа с аккаунтами пользователей).
Менеджеров может назначить только администратор организации.
1) Для назначения «Менеджера» организации перейдите в административную панель, вкладку «Роли».
2) Чтобы просмотреть какие роли назначены на определенного сотрудника нужно перейти в «Сотрудники», выбрать сотрудника и перейти во вкладку «Роли».
Для основных сервисов Яндекс 360 достаточно следующих ролей:
|
Роль |
Функции в административной панели |
Инструкции от Яндекс по функциям |
|
Менеджер аудит-логов |
Просмотр аудит-логов: 1) в сервисах почты, диска, мессенджера, авторизации; 2) событий в системе. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/admin-audit-log. |
|
Менеджер безопасности |
Расширенные права Менеджера аудит-логов: 1) просмотр аудит-логов; 2) просмотр авторизаций. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/security/manage-auth. |
|
Менеджер пользователей |
1) Блокировка учетных записей пользователей. 2) Удаление учетных записей сотрудников. 3) Управление организационной структурой. 4) Управление группами пользователей. 5) Добавление внешних контактов. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/accounts. |
|
Менеджер аналитики Телемоста |
Просмотр информации о проведеденных видеовстречах: организатор, начало, окончание, длительность ВКС, количество участников. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/telemost/monitoring. |
|
Менеджер событий в Календаре/Организатор событий |
Изменение списка участников и организатора мероприятия. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/calendar/ru/plan-events/events/change-the-organizer. |
|
Менеджер правил для писем |
Настройка правила обработки входящих писем в Почте организации. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/mail/rules. |
|
Менеджер архива писем |
Просмотр копии всех писем, отправленных и полученных сотрудниками организации. |
https://yandex.ru/support/yandex-360/business/admin/ru/mail/email-archiving/. |
|
Менеджер чатов и каналов |
Назначение администраторов в каналах и чатах, в которых состоит пользователь с ролью. |
- |
«Общий ящик» — не имеет конкретного владельца. Им могут пользоваться несколько сотрудников (например, отдел). Все участники могут читать письма, отвечать на них, раскладывать по папкам.
«Общий ящик» может создавать только администратор.
1) Перейдите в «Управление организацией» под учетной записью администратора.
2) В административной панели перейдите в «Почта», «Общие ящики».
3) Нажмите кнопку «Создать» и заполните поля.
«Название ящика» – имя, которое будут видеть отправители и получатели писем. Должно быть уникальным в рамках организации. Можно изменить в будущем.
«Логин ящика» – почтовый адрес ящика, в дальнейшем нельзя будет изменить.
При необходимости введите описание ящика.
4) Настройте права доступа к общему ящику.
Наведите указатель на строку с ящиком и нажмите три точки справа. Далее нажмите «Настроить доступ». Начните вводить имя, фамилию или электронный адрес сотрудника, которому хотите предоставить доступ. Выберите «Владение ящиком». Все остальные роли дают доступ к использованию ящиков только в почтовых программах.
У пользователей, которых вы добавили в общий ящик появится иконка ящика.
При удалении общего ящика все письма в нём удаляются навсегда, восстановить их не получится.
